Guide du Scénario Spa Reservation
Ce guide complet détaille le workflow de gestion opérationnelle des réservations de soins et de cures au sein de l'application **ReservationSpa**. Suivez les étapes ci-dessous pour appréhender le fonctionnement général de l'application.
Présentation du Système
L'application **ReservationSpa** est un système intégré de gestion de rendez-vous conçu pour les établissements thermaux, de thalassothérapie et de spa. Elle permet de simplifier le parcours client en générant des bons de réservation numériques, en effectuant un diagnostic de santé préalable (sécurité médicale des soins) et en envoyant des confirmations directement par des canaux de communication modernes (WhatsApp, E-mail, SMS).
Ce guide illustre le parcours d'un agent de réception (ou partenaire hôtel) authentifié, de la sélection de sa station opérationnelle à la création d'un bon pour un nouveau client, en passant par le dépistage de santé, l'affichage en temps réel sur le tableau de bord du responsable technique et l'expédition du pass numérique sécurisé par QR code.
Authentification & Choix de Station
Pour accéder à l'application, l'utilisateur doit s'authentifier à l'aide de ses identifiants. Lors de cette étape cruciale, il doit également sélectionner sa Station de travail (centre de soin) dans le menu déroulant :
- Identifiants : Connectez-vous avec vos identifiants fournis pour accéder à votre espace sécurisé.
- Sélection de la station : Le choix de la station détermine les tarifs et le catalogue de soins disponibles pour les clients (ex. Khayam Garden 4★).
- Mémorisation de la station : La station sélectionnée est mémorisée automatiquement pour éviter de la ressaisir lors des connexions futures.
Le Tableau de Bord (Dashboard)
Une fois connecté, l'utilisateur est redirigé vers le tableau de bord principal. C'est l'espace de contrôle opérationnel des réservations qui affiche des métriques clés et un suivi graphique :
- Indicateurs rapides : Nombre total de bons créés au cours du mois, réservations du jour, et répartition entre Cures (programmes de plusieurs jours) et Soins individuels.
- Filtres de recherche avancés : Recherche par date de création/rendez-vous, numéro de bon, client, hôtel, agence, ou nationalité.
- Graphiques décisionnels (Vue Administrateur) :
- Tendance journalière : Nombre de réservations enregistrées jour par jour.
- Chiffre d'affaires par utilisateur : Visualisation des revenus collectés (avances sur paiement) par chaque agent de réception. - Tableau des réservations : Liste contenant toutes les réservations avec statuts de transmission et raccourcis d'actions rapides (PDF, e-mail, SMS, WhatsApp).
Création d'un Bon de Réservation
La création d'un bon de réservation suit un parcours guidé en plusieurs étapes successives. Le formulaire est dynamique : chaque sélection met automatiquement à jour les champs suivants en temps réel.
- Numéro de bon : Généré automatiquement (identifiant unique de réservation). Non modifiable.
- Recherche prédictive : Saisir les premières lettres du nom — le système propose les clients existants. Un clic charge automatiquement : nom, prénom, téléphone, e-mail, date de naissance, adresse.
- Nouveau client : Si le client est inconnu, remplir manuellement les champs nom, prénom et contact.
- Numéro de chambre : Optionnel. Renseigner si le client est résident hôtel.
- Hôtel partenaire : Sélection dans la liste des établissements partenaires liés à la station.
- Agence de voyage : Agence émettrice du bon si client envoyé par une agence.
- Nationalité : Utile pour les rapports statistiques et la personnalisation du service.
- Date de rendez-vous : Date et heure prévues pour le soin ou la cure.
Sélectionnez la catégorie globale de la prestation :
- Cure : Programme de soins s'étalant sur plusieurs jours.
- Soin : Prestation de bien-être à la séance individuelle.
- Catalogue dynamique : Le système propose les soins ou les cures disponibles pour la station sélectionnée.
- Recherche : Saisissez le nom du soin ou de la cure pour filtrer le catalogue.
- Prix unitaire : Se remplit automatiquement dès la sélection de la prestation.
- Avance versée : Enregistrement de l'acompte payé par le client à la réservation. Le reste à payer est calculé automatiquement.
Dès la soumission du formulaire, le système diffuse instantanément une alerte sonore et visuelle aux postes des responsables de la station concernée. La liste des réservations se met à jour automatiquement en temps réel.
Questionnaire de Santé Préventif & Validation
La sécurité médicale est une priorité absolue dans les centres de spa. Le questionnaire de santé obligatoire est intégré à la dernière étape (Étape 6) du formulaire de création :
- Dépistage des contre-indications : Série de questions standardisées (état général, antécédents cardiovasculaires, traitements en cours, allergies aux huiles/produits, grossesse).
- Saisie de détails : Pour chaque question cochée à "Oui", un champ de texte apparaît pour spécifier la nature du problème de santé ou du traitement.
- Archivage numérique : Les réponses sont compilées dans le bon de réservation pour servir de fiche de sécurité consultable par l'hydrothérapeute ou le masseur avant de débuter la séance.
- Validation finale : La validation et l'enregistrement du bon créent la réservation dans le système.
Si un client présente une allergie importante ou une contre-indication majeure, l'agent de réception doit obligatoirement la renseigner afin que les praticiens adaptent les produits de massage ou évitent certains soins incompatibles (ex. enveloppements chauds en cas de problèmes circulatoires).
Visualisation & Pass Numérique (Impression PDF)
La validation du formulaire redirige l'agent vers la fiche récapitulative des détails. C'est ici que l'on peut consulter les données consolidées, lancer l'impression ou visualiser le Pass Numérique client :
- Aperçu du Pass PDF : Un visualiseur de document intégré permet de consulter le bon de réservation au format officiel avec un en-tête professionnel, un récapitulatif des prestations choisies et le montant des règlements effectués ou restants.
- Code QR Sécurisé : Le PDF comporte un code QR unique chiffré généré par l'application. Lors de son arrivée à l'accueil du Spa, le client présente son code QR sur son smartphone. L'hôte d'accueil le scanne pour ouvrir instantanément la fiche de réservation sécurisée.
Rendu Officiel du Pass PDF
Ci-dessous, découvrez la mise en page officielle du bon de réservation généré au format PDF par l'application :
- Génération du document : En cliquant sur "Afficher PDF" ou "Télécharger PDF", le système prépare instantanément le document officiel au format PDF.
- Formatage : Le système rassemble les informations enregistrées pour générer un document propre aux formats de facturation.
- Impression physique ou sauvegarde : Le fichier s'affiche en aperçu intégré ou se télécharge directement, prêt pour une impression physique instantanée ou un stockage local.
Canaux de Notification Client (E-mail & WhatsApp)
Pour assurer une relation client fluide et sans papier, le système offre trois canaux d'expédition automatisés situés au bas de la fiche détails :
Envoi par E-mail
Le système transmet le pass de réservation directement par courrier électronique de façon automatisée.
- Saisie de l'adresse e-mail du client par l'agent de réception.
- Envoi sécurisé en un clic.
- Le courriel inclut le Pass PDF en pièce jointe et un lien d'accès.
Envoi par WhatsApp
Envoyez directement le pass sur le mobile du client :
- Lien Rapide : Ouvre l'application WhatsApp avec un message prérempli contenant le lien du pass du client.
Envoi par SMS (Module Optionnel)
Expédie un court message texte de confirmation sur le numéro de mobile du client, reprenant le numéro de bon, la date et l'heure du rendez-vous.
